○寝屋川市公文書規程
昭和62年1月30日
訓令第1号
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、公文書の作成の際に使用する用語、用字、文体、形式等について必要な事項を定めることを目的とする。
(公文書の種類及び定義)
第2条 公文書の種類及び定義は、それぞれおおむね次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定に基づき市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条第1項の規定に基づき市長が制定するもの
(2) 議案文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 市議会の議決を経なければならない事件について、市議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 地方自治法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき市長が市議会に代わつてその議決すべき事件を処分するもの
(3) 訓令文書 職務執行上の基本的事項等について所属の機関又は職員に対して指揮命令するもの
(4) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令、条例等で公示する旨規定されている事項又は権限に基づいて決定若しくは処分した事項を一般に知らせるもの
イ 公告 一定の事項を広く一般に知らせるもの
(5) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他の契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの
(6) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 一定の事項を問い合わせるもの
イ 回答 問い合わせに対し、一定の事項を知らせるもの
ウ 諮問 所管の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願い 許可等を受けるため一定の事項を申し出るもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の文書を他の行政機関に取り次ぐもの
キ 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
ク 通達 職務執行上の細目的事項又は条例等の解釈、適用等について所属の機関又は職員に対して指揮命令するもの
ケ 依命通達 補助職員が上司の命を受けて自己の名で通達する場合に用いるもの
コ 指令 申請、願いその他要求に対して許可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び申請、願いその他要求をした者に対して職権で特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可等の処分を取り消すもの
サ 報告 一定の事実、経過等を相手方に知らせるもの
シ 依頼 一定の事項を頼むもの
ス 協議 一定の事項を相談するもの
セ 届出 一定の事項を届け出るもの
ソ 勧告 権限に基づいて一定事項の処置を勧め、又は促すもの
タ その他請求し、督促し、又は建議するもの等
(7) 賞状等 次に掲げるものについて作成する文書
ア 賞状 行事、課程等において優秀な成積を収めた者を賞するもの
イ 表彰状 一般の模範となるような個人又は団体の行為をたたえてこれを顕賞するもの
ウ 感謝状 事務又は事業を遂行するに当たり積極的に援助し、又は協力した者に対し、感謝の意を表わすもの
(8) 証明書 個人又は団体からの願いや申出に基づき、権限内で特定の事実、法律関係等を公に証明するために発するもの
(9) 前各号に掲げる文書以外のもの
(用語)
第3条 公文書の用語については、おおむね次の各号の定めるところによる。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。とくに、日常一般的に使用されている外来語以外の外来語の使用は、なるべく避けること。
(2) 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(3) 使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いること。
(4) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。
(5) 音読する言葉は、なるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。
(6) 音読する言葉で意味の二通りにとれるものは、なるべく避けること。
(用字)
第4条 公文書の用字は、漢字、ひらがな及びアラビヤ数字を用いるものとする。ただし、外国の人名、地名その他特別の理由により必要があるものについては、かたかな又は外国文字を用いることができる。
(使用漢字の範囲等)
第5条 公文書に用いる漢字の範囲、漢字の音訓の範囲及び漢字の字体は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)で定める字種、字体及び音訓によるものとする。ただし、人名、地名等の固有名詞及び専門用語等でこれによりがたい特別の理由があると認められるものについては、この限りでない。
2 公文書に用いる仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)の定めるところによるものとする。
3 公文書に用いる送り仮名は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の定めるところによるものとする。
(平28訓令2・一部改正)
(文体)
第6条 公文書の文体については、おおむね次の各号の定めるところによる。
(1) 文体は、原則として「である」体を用い、普通文書、賞状等には、「ます」体を用いること。
(2) 箇条書にできるものは、なるべく箇条書にすること。
(3) 文語調の表現は、なるべくやめて平明なものとすること。
(4) 文書は、なるべく区切つて短くすること。
(5) 文の飾り、あいまいな言葉、回りくどい表現は、避け、簡潔な、論理的な文章とすること。
(形式)
第7条 公文書の形式については、別記1から別記8までに定める例による。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、昭和62年2月1日から施行する。
附則(平成元年訓令第4号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成28年訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
