ついては、その適切な運用を確保するため、公文書作成に当たつては、次に掲げる事項に留意の上、適切になされるようこの旨命によつて通達する。

1　総則的事項(第1条関係)

(1)　公文書規程の適用対象

公文書規程は、市長の補助組織において用いられる公文書のすべてに適用される。

(2)　公文書作成に用いる用紙、表記手段等

公文書規程は、その性質上、用語、用字、文体、形式等以外の事項については規定しなかつたが、公文書(帳票類を除く。)作成に用いる用紙、表記手段等については、次に定めるところによる。

ア　用紙

原則として、A4判の大きさの紙を縦長に用いる。

イ　表記手段

原則として、黒色若しくは赤色のインクを用いてのペン若しくはボールペンによる手書き、ワードプロセッサー等による印字、印刷又は複写とする。

ウ　文書のとじ方

文書は、原則として、左とじとする。ただし、用紙を横長に用いた文書のみをとじるときは、上とじとする。

(注1)　用紙を縦長に用いた文書のみをとじるときは左下隅を、横長に用いた文書のみをとじるときは左上隅を基点として合わせ、2箇所をとめることとする。ただし、1箇所をとめるときは、左上隅を基点として合わせることとする。

(注2)　縦書文書のみをとじるときは、右とじとする。この場合には、(注1)中「左下隅」とあるのは「右下隅」と、「左上隅」とあるのは「右上隅」とする。

(注3)　横書文書と一団の縦書文書とを1つにとじるときは、原則として、左とじとする。この場合には、一団の縦書文書を一括して裏返すこととする。

(3)　公文書に関する他の規程

公文書に関する規程の主たるものとしては、公文書規程以外に次のものがある。公文書作成については、公文書規程のほかこれらの規定に従うこと。

ア　寝屋川市文書取扱規則(平成15年寝屋川市規則第23号)

イ　寝屋川市辞令式(昭和51年寝屋川市訓令第1号)

ウ　寝屋川市公印規則(昭和50年寝屋川市規則第6号)

エ　寝屋川市公告式条例(昭和25年寝屋川市条例第83号)

オ　寝屋川市金銭会計規則(昭和57年寝屋川市規則第11号)

(平6総行538・平15訓令4・一部改正)

2　公文書の種類(第2条関係)

公文書は、その性質、使用目的等に応じ、公文書規程第2条各号に掲げられた種類のいずれかを用いて作成すること。

3　公文書の用語(第3条関係)

(1)　用語についての基本的留意事項

ア　特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて、日常一般に使われている易しい言葉を用いる。

(例)

イ　使い方の古い言葉を使わず、日常使い慣れている言葉を用いる。

(例)

ウ　言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いる。

(例)

エ　音読する言葉はなるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いる。

(例)

(注)　×印は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)にない漢字であることを示す(以下同じ。)。

オ　音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避ける。

(例)

カ　「常用漢字表」にない漢字を用いて初めて意味の分かる言葉をかなで置き換えることはなるべく避け、別の同意義の言葉を用いる。

(例)

(「ぎもう」と書かない。)

キ　公文書全体を通じて統一のある表現となるような難易・正俗のむらのない用語を用いる。

(2)　特定の用語使用についての留意事項

ア　本来は文語体の用語であるが、公文書に使用して支障のない用語

(ア)　「あり」「なし」「同じ」

簡単な注記や表などの中では用いてよい。

(例)　配偶者　あり

障害発生の見込み　なし

右に同じ

(イ)　「たる」

「たる」の形のみを用い、「たり」「たれ」の形はどんな場合にも用いない。

(例)　寝屋川市の代表者たる市長

(ウ)　「べき」

「べき」の形のみを用い、「べし」「べく」の形はどんな場合にも用いない。

(例)　提出すべき報告書

生きるべき道

論ずべき問題

イ　使用方法の紛らわしい助詞

(ア)　「と」

並列を表わす意味に用いるときは、なるべく最終の語句の後にも付ける。

(例)　大阪と東京との間

赤と青と黒とを用いる。

(イ)　「から」

時及び場所の起点を示すときは、この語を用い、「より」を用いない。

(例)　午後3時から始める。

課長から説明があつた。

(ウ)　「の」

主語を示す場合に用いてよい。

(例)　条例の定めるところによる。

用法の一定しない場合

(エ)　「ば」

「ならば」の「ば」は略さないで用いる。

(例)　文書が到達したならば、直ちに回覧する。

(オ)　「な」

「な」の形のみを用い、「なる」の形は用いない。ただし、「いかなる」は用いてよい。

(例)　必要な書類

平等な扱い

ウ　使用方法の紛らわしい助動詞

(ア)　「う」「よう」

「う」「よう」は意思を表わす場合にだけ用い、推量を表わすには「であろう(でしよう)」を用いる。

(例)　対等の関係に立とうとする。(意思)

役に立つであろう。(推量)

(イ)　「ます」

「ます」の形のみを用い、「まする」「ますれば」「ませ(まし)」の形は用いない。

(例)　ありますが

ありますけれど

(ウ)　「ぬ」

「ん」「ず」の形のみを用い、「ぬ」「ね」の形は用いない。

(例)　知りません。

知らずに犯した罪

(エ)　「まい」

打消しの推量を表わす場合にも、意思を表わす場合にも用いない。

(オ)　「だ」

「だ」「だろう」「だつた」の形は用いないで、「である」「であろう」「であつた」の形を用いる。

(平28総総1866・一部改正)

4　公文書の用字(第4条関係)

(1)　漢字

5の(1)から(3)までによる。

(2)　仮名

外国(漢字が国語の表記に用いられる国を除く。)の地名・人名及び外来語は、片仮名書きにする。ただし、外来語でも「かるた」「たばこ」などのような外来語の意識の薄くなつているものは、平仮名で書いてよい。

(3)　数字

ア　左横書きの場合は、アラビア数字を用いる。ただし、次の場合には、漢数字を用いる。

(ア)　固有名詞を表わす場合

(例)　点野一丁目　五島列島

(イ)　概数を表わす場合

(例)　数十日　四五日

(ウ)　数量的意味の薄い語を表わす場合

(例)　一般　一部分　四分五裂

(エ)　けたの大きい数を表わす場合

(例)　1,900億　120万

(オ)　慣習的な言葉を表わす場合

(例)　一休み　二言目

(4)　外国文字

公文書には、原則として外国文字を用いない。ただし、次の場合には、例外的に外国文字を用いる。

ア　外国人をも対象とする申請書等の様式を定める場合で、その様式等に用いられた日本語の補足説明の用語として外国語を用いるとき。

イ　工事関係の起案文、設計図表等で計量の単位を簡略に表わす必要がある場合に、その計量の単位の記号として計量単位規則(昭和29年通商産業省令第45号)の定める計量単位についての略字を用いるとき。

ウ　工事関係の設計図面等の説明文中に通常工事関係者間で用いられている外国文字で表わす記号を用いるとき。

エ　文の項目を細別する場合で、特に必要があるとき。((6)のア参照)

(5)　符号

ア　通常用いる符号

公文書に通常用いる符号は、次のとおりとする。

(ア)　「、」(点)

文のとう点として用いる。

なお「、」は、縦書文書で億、万、千、百等の数詞を用いないで数を表わす場合の数のけたを示す符号としても用いる。

(イ)　「。」(丸)

文の句点として用いる。

(ウ)　「・」(中点)

事物の名称等を列挙する場合であつて「、」(横書文書のとう点として用いたときに限る。)を用いることが適当でないときは、それぞれの名称の間に用いる。

なお、「・」は縦書文書で億、万、千、百等の数詞を用いないで数を表わす場合の単位を示す符号として用いる。

(エ)　「，」(コンマ)

アラビア数字のけたを示す場合に用いる。

(オ)　「「　」」(かぎ括弧)

特に必要がある事物の名称又は語句を明示する場合に用いる。

(カ)　「(　)」(まる括弧)

注記をする場合に用いる。

(キ)　「．」(ピリオッド)

アラビア数字の単位を示す場合に用いる。

イ　通常用いない符号

次に例示するような符号は、これらを用いることにより、よりよく公文書の内容が理解できると認められる場合等特に必要がある場合に限つて用いる。

(ア)　「『』」(二重かぎ括弧)

(イ)　［〔〕」(角型括弧)

(ウ)　「｛｝」(くくり型括弧)

(エ)　「―」(ダッシュ)

(オ)　「～」(波型)

(カ)　「－」(ハイフォン)

(キ)　「→」(矢印)

(ク)　「」「」(くくり)

(ケ)　「々」(繰り返し符号)

(6)　文の項目を細別する場合の順序

ア　細別順序の原則

(ア)　横書きの場合は、次の順序による。

第11(1)ア(ア)a(a)

(イ)　縦書きの場合は、次の順序による。

一(一)ア(ア)a(a)

イ　細別順序の例外

細別が少段階である場合には、必ずしも「第1」又は「」から始める必要はない。

5　使用漢字の範囲等(第5条関係)

(1)　常用漢字表使用上の注意事項

ア　「常用漢字表」にある漢字で書き表わせない言葉は、仮名書きにするか、又は別の言葉に換える。この書換え又は言換えの標準は、次のとおりとする。

(ア)　仮名書きにする。

(例)

a　仮名書きにする場合の基準1

漢語でも、漢字を外しても意味の通る使い慣れたものは、そのまま仮名書きにする。

(例)　でんぷん　めいりよう　あつせん

b　仮名書きにする場合の基準2

他によい言換えがなく、又は言換えをしては不都合なものは、「常用漢字表」に外れた漢字だけを仮名書きにする。

(例)

(イ)　「常用漢字表」中の音が同じで、意味の似た漢字で書き換える。

(例)

(ウ)　同じ意味の漢語で言い換える。

a　意味の似ている、用い慣れた言葉を使う。

(例)

b　新しい言葉をくふうして使う。

(例)

(エ)　漢語を易しい言葉で言い換える。

(例)

イ　「常用漢字表」にない漢字を用いた専門用語等であつて、他に言い換える言葉がなく、しかも仮名で書くと理解することができないと認められるものについては、その漢字をそのまま用いてこれに振り仮名を付ける。

(例)　砒ひX素

禁錮こX

(2)　常用漢字表の音訓の使用上の注意事項

ア　「常用漢字表」の音訓の使用については、次のとおりとする。

(ア)　次のような代名詞は、漢字で書く。

(例)　彼　何　僕　私　我々

(イ)　次のような副詞及び連体詞は、漢字で書く。

(例)　必ず　少し　既に　直ちに　甚だ　再び　全く　最も　専ら　余り　至つて　大いに　恐らく　必ずしも　辛うじて　極めて　殊に　更に　少なくとも　絶えず　互いに　例えば　次いで　努めて　常に　初めて　果たして　割に　概して　実に　切に　大して　特に　突然　無論　明るく　大きな　来る　去る　小さな　我が(国)

ただし、次のような副詞は、仮名で書く。

(例)　かなり　ふと　やはり　よほど

(ウ)　次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、仮名で書く。

(例)　御案内　御調査

ごあいさつ　ごべんたつ

(エ)　次のような接尾語は、仮名で書く。

(例)　げ(惜しげもなく)

ども(私ども)

ぶる(偉ぶる)

み　(弱み)

め　(少なめ)

(オ)　次のような接続詞は、仮名で書く。

(例)　おつて　かつ　したがつて　ただし　ついては　ところが　ところで　また　ゆえに

ただし、次の4語は、漢字で書く。

及び　並びに　又は　若しくは

(カ)　助動詞及び助詞は、仮名で書く。

(例)　ない(現地には、行かない。)

ようだ(それ以外に方法がないようだ。)

ぐらい(20歳ぐらいの人)

だけ(調査しただけである。)

ほど(3日ほど経過した。)

(キ)　次のような語句を、(　)の中に示した例のように用いるときは、仮名で書く。

(例)　こと(許可しないことがある。)

とき(事故のときは連絡する。)

ところ(現在のところ差し支えない。)

もの(正しいものと認める。)

とも(説明するとともに意見を聞く。)

ほか(特別の場合を除くほか)

ゆえ(一部の反対のゆえにはかどらない。)

わけ(賛成するわけにはいかない。)

とおり(次のとおりである。)

ある(その点に問題がある。)

いる(ここに関係者がいる。)

なる(合計すると1万円になる。)

できる(だれでも利用ができる。)

・・・てあげる(図書を貸してあげる。)

・・・ていく(負担が増えていく。)

・・・ていただく(報告していただく。)

・・・ておく(通知しておく。)

・・・てください(問題点を話してください。)

・・・てくる(寒くなつてくる。)

・・・てしまう(書いてしまう。)

・・・てみる(見てみる。)

ない(欠点がない。)

・・・てよい(連絡してよい。)

・・・かもしれない(間違いかもしれない。)

・・・にすぎない(調査だけにすぎない。)

・・・について(これについて考慮する。)

イ　「常用漢字表」の範囲内の音訓によつては、漢字で書き表せない言葉は、(1)のアに定める標準に準じて書換え又は言換えをする。

(例)

(3)　常用漢字表の字体の使用上の注意事項

「常用漢字表」の字体の使用については、「常用漢字表」に定める「字体についての解説」に従うこと。

(4)　送り仮名の付け方の使用上の注意事項

ア　単独の語

(ア)　活用のある語は、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)の本文の通則1の「本則」・「例外」及び通則2の「本則」の送り仮名の付け方による。

(イ)　活用のない語は、「送り仮名の付け方」の本文の通則3から通則5までの「本則」・「例外」の送り仮名の付け方による。

(ウ)　表に記入したり、記号的に用いたりする場合には、次の例に示すように、原則として、(　)の中の送り仮名を省く。

(例)　晴(れ)　曇(り)　問(い)　答(え)　終(わり)　生(まれ)

イ　複合の語

(ア)　(イ)に該当する語を除き、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「本則」の送り仮名の付け方による。ただし、活用のない語で、読み間違えるおそれのない語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「許容」の送り仮名の付け方により、次の例に示すように送り仮名を省く。

(例)　明渡し　預り金　言渡し　人替え　植付け　魚釣用具　受入れ　受皿　受持ち　受渡し　渦巻　打合せ　打合せ会　打切り　内払　移替え　埋立て　売上げ　売惜しみ　売出し　売場　売払い　売渡し　売行き　縁組　追越し　置場　贈物　帯留　折詰　買上げ　買入れ　買受け　買換え　買占め　買取り　買戻し　買物　書換え　格付　掛金　貸切り　貸金　貸越し　貸倒れ　貸出し　貸付け　借入れ　借受け　借換え　刈取り　缶切　期限付　切上げ　切替え　切下げ　切捨て　切土　切取り　切離し　靴下留　組合せ　組入れ　組替え　組立て　くみ取便所　繰上げ　繰入れ　繰替え　繰越し　繰下げ　繰延べ　繰戻し　差押え　差止め　差引き　差戻し　砂糖漬　下請　締切り　条件付　仕分　据置き　据付け　捨場　座込み　栓抜　備置き　備付け　染物　田植　立会い　立入り　立替え　立札　月掛　付添い　月払　積卸し　積替え　積込み　積出し　積立て　積付け　釣合い　釣鐘　釣銭　釣針　手続　届出　取上げ　取扱い　取卸し　取替え　取決め　取崩し　取消し　取壊し　取下げ　取締り　取調べ　取立て　取次ぎ　取付け　取戻し　投売り　抜取り　飲物　乗換え　乗組み　話合い　払込み　払下げ　払出し　払戻し　払渡し　払渡済み　引上げ　引揚げ　引受け　引起し　引換え　引込み　引下げ　取締め　引継ぎ　引取り　引渡し　日雇　歩留り　船着場　不払　賦払　振出し　前払　巻付け　巻取り　見合せ　見積り　見習　未払　申合せ　申合せ事項　申入れ　申込み　申立て　申出　持家　持込み　持分　元請　戻入れ　催物　盛土　焼付け　雇入れ　雇主　譲受け　譲渡し　呼出し　読替え　割当て　割増し　割戻し

(イ)　活用のない語で慣用が固定していると認められる次の例を示すような語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則7により、送り仮名を付けない。

(例)　合＊図　合服　合＊間　預入金　編上靴　植＊木　(進退)伺　浮袋　浮＊世絵　受入額　受入先　受入年月日　請＊負　受＊付　受付係　受＊取　受取人　受払金　打切補償　埋立区域　埋立事業　埋立地　裏書　売＊上(高)　売掛金　売出発行　売手　売主　売＊値　売渡価格　売渡先　絵＊巻物　襟巻　沖合　置＊物　奥＊書　奥付　押売　押出機　覚書　(博＊多)織　折返線　織元　織＊物　卸売　買上品　買受人　買掛金　外貨建債権　概算払　買手　買主　買＊値　書付　書＊留　過誤払　貸方　貸越金　貸室　貸席　貸倒引当金　貸出金　貸出票　貸＊付(金)　貸主　貸船　貸本　貸間　貸＊家　箇条書　貸渡業　肩書　借＊入(金)　借受人　借方　借越金　刈取機　借主　仮渡金　缶詰　気＊付　切＊手　切＊符　切替組合員　切替日　くじ引　組＊合　組入金　組立工　倉＊敷料　繰上償還　繰入金　繰入限度額　繰入率　繰替金　繰＊越(金)　繰延資産　消＊印　月賦払　現金払　小売　小＊売(商)　小切手　木＊立　小＊包　子＊守　献＊立　先取特権　作＊付面積　挿絵　差押(命令)　座＊敷　指図　差出人　差引勘定　差引簿　刺身　試＊合　仕上機械　仕上工　仕入価格　仕掛花火　仕掛品　敷網　敷居　敷＊石　敷＊金　敷地　敷布　敷＊物　軸受　下請工事　仕出屋　仕立券　仕立物　仕＊立屋　質入証券　支払　支払元受高　字＊引　仕向地　事＊務取扱　事務引継　締切日　所得割　新株買付契約書　据置(期間)　(支出)済(額)　関＊取　備付品　(型＊絵)染　ただし書　立会演説　立会人　立入検査　立＊場　竜巻　立替金　立替払　建具　建坪　建値　建前　建＊物　棚卸資産　(条件)付(採用)　月掛貯金　付添人　漬物　積卸施設　積出地　積＊立(金)　積荷　詰所　釣堀　手＊当　出入口　出来高払　手付金　手引　手引書　手回品　手持品　灯台守　頭＊取　(欠席)届　留置電報　取＊扱(所)　取＊扱(注意)　取入口　取替品　取組　取消処分　(麻薬)取締法　取＊締役　取立金　取立訴訟　取＊次(店)　取付工事　取引　取引(所)　取戻請求権　問屋　仲＊買　仲立業　投売品　並＊木　縄張　荷扱場　荷受人　荷造機　荷造費　(春＊慶)塗　(休暇)願　乗合船　乗合旅客　乗＊換(駅)　乗＊組(員)　場＊合　羽＊織　履物　葉＊巻　払込(金)　払下品　払出金　払戻金　払戻証書　払渡金　払渡郵便局　番＊組　番＊付　控室　引当金　引＊受(時刻)　引＊受(人)　引＊換(券)　(代＊金)引換　引継事業　引継調書　引取経費　引取税　引渡(人)　日＊付　引込線　瓶詰　歩＊合　封切館　福引(券)　船積貸物　踏＊切　振＊替　振込金　振＊出(人)　不渡手形　分割払　(鎌＊倉)彫　堀抜井戸　前受金　前貸金　巻上機　巻＊紙　巻尺　巻物　待＊合(室)　見返物資　見込額　見込数量　見込納付　水張検査　水＊引　見＊積(書)　見取図　見習工　未払勘定　未払年金　見舞品　名義書換　申＊込(書)　申立人　持込禁止　元売業者　物＊置　物＊語　物干場　(備前)焼　役割　屋＊敷　雇入契約　雇止手当　夕＊立　譲受人　湯沸器　呼出符号　読替規定　陸揚地　陸揚量　両＊替　割＊合　割当額　割高　割＊引　割増金　割戻金　割安

(注)　＊印を付けた語は、「送り仮名の付け方」の本文の通則7において例示された語であることを示す。

ウ　付表の語

「送り仮名の付け方」の本文の付表の語((1)のなお書きを除く。)の送り仮名の付け方による。

6　公文書の文体(第6条関係)

(1)　文体

公文書の文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、「照会」「回答」「依頼」「報告」等は、「ます」体を用いる。

(2)　構成、表現

ア　文章は、なるべく区切つて短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避ける。

イ　内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とする。

ウ　文書には、濁点及び半濁点を必ず用いる。

(3)　文法

公文書における文法は、義務教育課程において用いられる共通語(いわゆる標準語)についての文法に従う。

7　公文書の形式(第7条関係)

(1)　横書き及び縦書きの区分

ア　公文書規程の別記に定めるところに従い、横書き又は縦書きとする。

(2)　公文書規程で定められた形式によりがたい公文書

ア　通知文書、指令文書、証明文書等で、その形式が法令等により定められているもの

イ　機関委任事務の執行に関する公文書等で、その形式をその事務執行に関する法令等で定められた他の公文書の形式に準ずることが事務執行の円滑化に資するもの

(3)　公文書規程で定められた形式以外の形式を定める場合及び公文書規程に形式の定めのない公文書について新たに形式を定める場合の手続

その公文書に係る事務執行を主管する課等の長が総務部総務課長と協議して定める。

(4)　教示文書及び事務担当者氏名の表記位置

ア　行政不服審査法(平成26年法律第68号)第82条の規定により不服申立てをすべき行政庁等を教示する文を記載する場合は、主たる文の末尾に主たる文から少し離して書く。

イ　公文書に事務担当者の氏名等を記載する場合は、主たる文の末尾に主たる文から少し離して右側に書く。

なお、アの記載がある場合は、アにより記載した文の次に記載する。

(5)　配字位置等

ア　一般原則

(ア)　文の最初の行及び新たに起した行の初めの一字分は空白とする。ただし、賞状等については、空白としない。

(イ)　句とう点を用いない文については、句とう点を使うべき箇所を一字分空白とする。

(ウ)　文の項目を細別する記号の次には、とう点又はピリオッドを打たず、一字分を空白とする。

(エ)　「なお」、「おつて」、「また」等を使つて完結した前の文に対する独立した形の補足説明等をする文を続けるときは、改行する。

(オ)　「ただし」、「この」、「その」等を使つて文を続けるときは、改行しないで前の文に続ける。

イ　公文書規程の別記で、特に配字位置について指定のないものについては、公文書作成に用いる用紙の大きさ及び字の大きさとの均衡を考慮して、出来上がつた公文書の体裁がよくなるよう適当な位置に収める。

(注)　句点については、1字分のスペースを配するのが原則であるが、完結する文の最終字が行の最後の位置を占めるときの句点は、次の行の最初の位置に配することをせず、当該完結する文の最終字に係る行の末尾に配するようにする。とう点の配置についても、句点の場合に準ずる。

　否

　良

(平28総総1866・一部改正)

8　公文書規程の施行に伴う経過措置

昭和62年2月1日以後公文書は、公文書規程及びこの通達の定めるところにより作成されることとなるが、公文書規程施行前の形式による印刷物等については、当分の間、使用できることとする。

附則(平成6年依命通達(総行)第538号)

附則(平成15年訓令第4号)抄

附則(平成28年総総第1866号)