2　文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2　文書担当課長は、文書管理システムの安定的な運用及び適正な管理に努めなければならない。

3　文書担当課長は、必要があると認めるときは、課等の長に対し、文書の管理について、その状況に関する報告若しくは資料の提出を求め、又は実地調査を行うことができる。

2　課等の長は、課等における文書管理システムの利用の促進及び適正な運用に努めなければならない。

2　文書主任は、課等の係長及び副係長(係長及び副係長のいない課等にあっては、これらに準ずる職にある者)のうちから課等の長が指定する。

3　文書取扱担当者は、所属職員のうちから課等の長が指定する。

4　課等の長は、文書主任及び文書取扱担当者を指定したときは、速やかに文書担当課長に報告しなければならない。

2　文書取扱担当者は、文書主任の指示を受けて前項各号の文書事務に従事する。

2　一般文書の記号は、別表に定めるとおりとする。ただし、課等の長は、これにより難いと認めるときは、文書担当課長の承認を得て、別に定めることができる。

3　法規文書等の記号は、市名を冠して、それぞれ文書の種類を表す文字とする。

4　議案文書の記号は、それぞれ文書の種類を表す文字とする。

5　番号は、記号に続けて「第　号」をもって記載するものとする。

6　一般文書の番号は、課等ごとに会計年度を通じて一連番号とする。ただし、同一事件に属する往復文書で、年度をまたがる場合その他特に定められた場合を除くほか、完結するまで同一番号とする。

7　法規文書等及び議案文書の番号は、それぞれ文書の種類ごとに暦年を通じて一連番号とする。

2　文書管理システムに登録する事項は、次の各号に掲げるとおりとする。

2　2以上の課等に関係すると認められる到達文書は、最も関係があると認められる課等に配布する。

3　到達文書(第1項第2号及び第3号に規定する到達文書を除く。)の配布は、文書連絡箱により行う。

2　文書主任等は、当該課等に配布され又は到達した文書が紙文書であるときは、前項の規定による登録を行った後、当該文書に受付印(第1号様式)を押印し、文書番号を記載しなければならない。

3　文書主任等は、第1項の規定により文書の登録をしたとき(紙文書にあっては、前項に規定する処理をしたとき)、及び第10条の2第1項ただし書の規定により文書管理システムに登録しない文書(同項第1号に掲げる文書に限る。)が配付され又は到達したときは、当該文書に係る事案を担当する係長(当該係長のいない課等にあっては、副係長又は課等の長が指定する職員とする。以下「担当係長等」という。)に文書が配付され又は到達した旨を伝え、当該文書の処理を依頼しなければならない。

4　第10条の2第1項第3号に掲げる文書の処理については、別に定める。

2　処理担当者は、次条第1項に規定する場合を除き、直ちに担当係長等の指示に従って、起案に着手しなければならない。この場合において、指示された期限内に処理できないときは、改めて担当係長等の指示を受けなければならない。

2　前項に規定する場合のほか、起案を要しない事案に係る文書で、その内容や存在を上司に報告する必要があるものについては、速やかにこれを上司の閲覧に供しなければならない。

3　供覧の方法については、起案の例による。ただし、閲覧に供する文書の全部又は一部が、文書担当課長が文書の大きさ、枚数、形状及び内容について定める紙文書のまま処理すべき文書の基準(以下「電子化しない紙文書の基準」という。)に該当するときは、文書管理システムにより作成した紙文書の供覧用紙又は当該閲覧に供する文書の余白を用いて、当該文書の全てを紙文書のまま閲覧に供するものとする。

2　定例的に取り扱う事案についての起案は、課等の長が文書担当課長の承認を得て、文書管理システムによらず、一定の帳票を用いて行うことができる。

2　一般照復文書、庁内文書等は、事案の軽重又はあて先名の区別により、副市長名、部長(寝屋川市事務分掌規則第3条第4項に規定する室長を含む。第25条において同じ。)名又は課等の長(特定事務担当課長を含む。)名を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、市名等を用いることができる。

4　庁内文書には、職名のみを用い、氏名は省略するものとする。

2　起案文書の回議を受けた者は、当該起案に異議のないときは、文書管理システムにその旨を登録するものとする。

2　合議を受けた者が、その起案について異議のないときは、文書管理システムにその旨を登録しなければならない。

3　合議を受けた者が、その起案について異議のあるときは、主管の部長又は課等の長と協議しなければならない。この場合において、意見の一致をみないときは、主管の部長又は課等の長は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4　合議を終えた後、主管の部長又は課等の長において原案を改廃したときは、関係ある部長又は課等の長に通知しなければならない。

2　前項の規定は、第25条第1項の規定により合議を受ける者について、準用する。

3　起案文書の回議を受けるべき者(決裁権限を有する者を除く。)が不在等で起案の承認等ができないときで、かつ、事案の処理に緊急を要するときは、当該回議を受けるべき者の承認等を得ないで、起案文書を次に回議を受けるべき者に回付することができる。この場合において、当該回議を受けるべき者で承認等をしなかった者は、起案文書が当該回議を受けるべき者の承認等を得ずに次の回議を受けるべき者に回付された旨が文書管理システムにより通知されたときは、速やかに当該事案に係る起案文書又は原議文書を確認しなければならない。

2　処理担当者は、文書を施行する際、文書管理システムに当該文書に係る所要登録事項を登録しなければならない。

3　次条第1項及び第2項の規定により公印の押印を省略できるものについては、電子メール等で施行することができる。

2　施行文書のうち庁内文書については、公印の押印を省略するものとする。

3　施行文書(公印を押印するものに限る。)には、原議文書に含まれる当該施行文書の原案が紙文書のときは、当該施行文書の中央上部に原議文書に含まれる当該施行文書の原案と契印するものとする。ただし、当該文書の性質又は内容により契印の押印を要しないものは、この限りでない。

4　公印を押印した文書のうち重要な文書で紙数が2枚以上のものは、各用紙の継ぎ目等に当該公印で割印するものとする。

5　外国の地方公共団体の機関等にあてて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第1項の規定による公印の押印に代えることができる。

2　登記関係等の権利義務に関する特殊な文書については、前項の訂正方法をとった上、さらに、訂正箇所の上部余白等に「○字訂正」と記載し、その箇所にも公印を押印するものとする。

3　施行文書(電子文書を除く。)に文字を加入し、又は文字を削除する場合は、前2項の規定に準じて行うものとする。ただし、前項の規定に準じるときは、「○字加入」又は「○字削除」と記載するものとする。

2　前項第2号の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、それぞれ当該各号に定めるところにより発送するものとする。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に、紛失、火災、盗難等の予防の措置を講じ、情報の漏洩防止に努めなければならない。

2　課等の長は、文書分類表(所掌事務に係る部分に限る。)を変更する必要が生じた場合は、その旨を文書担当課長に申し出るものとする。

3　文書担当課長は、前項の規定による申出があったときは、必要に応じ、文書分類表を変更するものとする。

2　処理担当者は、文書の処理を完結した場合は、速やかに、文書管理システムに当該文書に係る完結日を登録し、紙文書にあっては、当該文書を所定のファイルに収納しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3　課等の長は、文書の保存年限が前2項の規定により難いと認めるときは、文書担当課長の承認を得て、文書の保存年限の種別を新設することができる。

2　課等の長は、文書の保存年限を設定し、又は変更しようとするときは、次の各号に掲げる基準を参考にし、かつ、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

2　文書の常用取扱いを終了し、なお保存を要する文書については、当該取扱いの終了日の属する会計年度の翌会計年度の初日から起算するものとする。

2　前項第1号による保存が適当でないと認められる文書は、製本し、袋に収納し、又は結束して引き継ぐことができる。

2　文書担当課長は、必要があると認めるときは、前項の申出を拒否し、又は既に閲覧に供し、若しくは借覧中の文書の返還を求めることができるものとする。

3　文書の借覧期間は10日以内とする。ただし、文書担当課長の許可を得て延長することができるものとする。

2　文書担当課長は、保存期間中の文書で保存する必要がなくなったと認めるものについては、当該文書の保存年限の経過前においても、課等の長と協議して廃棄することができる。

3　文書担当課長は、長期の保存文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、課等の長と協議の上、改めて保存の要否を決定することができる。

4　課等の長は、保存期間が満了した文書であっても、なお保存する必要があると認めるものについては、文書担当課長に対し、保存期間の延長を申し出ることができる。

5　前項の規定により保存期間を延長したときは、文書管理システムにその旨を登録し、及び文書保存箱に記載した廃棄年月及び保存年限を訂正しなければならない。

6　課等の長は、保管の必要がなくなった文書を適宜に廃棄しなければならない。

(施行期日等)

1　この規則は、公布の日から施行する。

2　この規則の施行前において行われた文書の取扱いについては、この規則の相当規定により行われたものとみなす。

この規則は、平成15年7月7日から施行する。

この規則は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成16年6月1日から施行する。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、平成18年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年7月10日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成19年10月1日から施行する。

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成21年2月5日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成22年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成22年4月1日から施行する。

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

この規則は、平成24年4月1日から施行する。ただし、第41条第2項の改正規定は、平成24年7月9日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成25年4月1日から施行する。

この規則は、平成26年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成28年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成29年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、寝屋川市立子育てリフレッシュ館条例(平成29年寝屋川市条例第33号)の施行の日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和元年10月17日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和元年10月1日から施行する。ただし、第25条の改正規定は、令和2年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日から令和元年12月31日までの間においては、この規則による改正後の寝屋川市文書取扱規則(以下「新規則」という。)第24条及び第27条の規定は、部長の専決事項以下の事案に係る起案であって、他の課等の長(特定事務担当課長(寝屋川市事務分掌規則(平成16年寝屋川市規則第11号)第3条第6項に規定する課長をいう。)を含む。以下同じ。)に合議を要しないものについて適用し、部長の専決事項を超える事案及び他の課等の長の合議を要する事案に係る起案については、なお従前の例による。

3　令和2年1月1日から令和2年3月31日までの間においては、新規則第24条、第25条及び第27条の規定は、部長の専決事項以下の事案に係る起案について適用し、部長の専決事項を超える事案に係る起案については、なお従前の例による。

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和2年8月30日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和3年4月1日から施行する。

この規則は、令和3年9月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年8月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年10月31日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和6年4月1日から施行する。